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餐饮原材料采购管理制度

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发表于 2019-9-3 17:40:25 | 显示全部楼层 |阅读模式
1.目的
制定采购工作规范,确保采购的物品和原料符合要求。
2.适用范围
适用于各食堂生产与经营所需要的所有原料和物品(包括工程材料、辅助材料、低值易耗品、资产、面点、大米、燃料、干货、冻品、蔬菜、水果等)。
3.职责
3.1由采购部负责供应商的评定和采购控制。
3.2管理部负责提供采购物料的质量标准。
3.3配送部负责向各饭堂提供物品运输服务。
3.4监察部负责物料的验收工作。
4、采购方式分类:
  4.1现金采购:工程材料、蔬菜、水果、资产;
  4.2欠款采购:辅助材料、低值易耗品、面点、干货、冻品、大米、燃料。
  4.3采购方式:
4.3.1合约方式:与供应商签订产品的数量合约或是期间合约,合约的内容包括一般情形的条件和特殊状况的需求。
4.3.2直接市场采购:直接拿现金至市场交易。
4.3.3由供应商报价:将每日需要的生鲜食品和每周需要杂货用量,填单交由供应商报价,从中选择最佳的厂商来供应。
4.3.4直接至产地进购:直接原产地议价采购,以减少中间商的层层剥削。
4.3.5无论使用何种方式,随时留意市场的变动和评估采购的方法,以帮助食堂达到采购目标最佳的途径。5、采购原则:
5.1适价:大量使用与少量使用,长期使用与短期使用价格往往有差别,决定一个合适的价格要经过以下几个步骤:
5.1.1多渠道询价:多方面打探市场行情,包括市场最高价、最低价、一般价格等。
5.1.2比价:要分析各供应商提供材料的性能、规格、品质要求、用量等才能建立比价标准。
5.1.3自行估价:自己成立估价小组,由采购、开发人员、财务等人组成,估算出符合品质要求的、较为准确的底价资料。
5.1.4议价:根据底价的资料,市场的行情,供应商用料的不同,采购量的大小,付款期的长短等等与供应商议定出一个双方都能合理接受的价格。
5.2适时
5.2.1采购计划的制定要非常准确,该进的物料不依时间进来,造成停工待料,增加管理费用,影响销售和信誉;太早采购囤积物料,又会造成资金的积压、场地的浪费、物料的变质,所以依据各食堂的计划制定采购计划,按采购计划适时的进料,既能使用制作顺畅,又可以节约成本。
5.3适质
5.3.1采购材料的成本是直接的,品质成本是间接的,“价廉物美”才是最佳的选择,偏重任何一头都会造成最终产品成本的增加。
5.3.1.1品质不良,经常性的退货,造成各种管理费用增加。经常退货,造成经常性的生产计划变更,增加生产成本,影响交期,降低信誉和产品竞争力。
5.3.1.2品质不良,需增加大量检验人员,增加成本。在加工过程中,因原材料不良造成制程中的不良品增多,返修多、返工多,增加时间成本和人员成本。
5.3.1.3品质不良,成品品质不良率加大,客户投诉率增多。
5.4适量
5.4.1采购量多,价格就便宜,但不是采购越多越好,资金的周转率、仓库储存的成本都直接影响采购成本,应根据资金的周转率、储存成本、物料需求计划等综合计算出最经济的采购量。
5.5适地
5.5.1选择离自己公司越近的供应商,其一降低运输费用,其二方便协调沟通。
6.工作程序
6.1供应商分类:
A类供应商:公司日常大宗采购物料的供应商。(定期考核)
B类供应商:公司零星采购物料的供应商。(不考核)
C类供应商:运输服务等其他供应商。(不考核,有问题立即更换)
6.2 合格供应商选择的条件:
6.2.1有良好的质量保证体系,产品性能及质量符合本公司的条件要求。
6.2.2交货及时且具有长期供货能力。
6.2.3价格合理,付款条件优惠。
6.2.4良好的售后服务及配合性好。
6.2.5供应商必须是合法经营,食品供应商必须持有“三证”(营业执照、卫生许可证、资质证)。
  6.3供应商的评定
6.3.1采购员负责收集供应商资料(营业执照、卫生许可证、资质证等复印件),并考察评价供应商能力,包括质量保证能力、供货能力、公司实力、信誉等信息,并将所有信息填至《供应商调查表》中。
6.3.2对考察评价合格供应商让其送样检验,样品合格者登入《合格供货商一览表》。采购部将供应商相关资料汇总,建立供应商档案。
6.3.2配送部负责收集运输车辆的《行驶证》、司机《驾驶证》,并检查车辆状况,并将资料归档。
6.4 供应商考核
6.4.1 采购部每三个月对《合格供货商一览表》上供货商进行逐一考核,考核内容以质量、交期和服务为主,考核结果填入《供货商考核评价表》中。
6.4.2质量成绩由品管员每三个月结算一次,
计算公式为:质量得分=(总合格批数/总交货批数)*60
6.4.3交期考核仓管员每三个月结算一次,计算公式为:
交期得分=(准时交货批数/总交货批数)*30
6.4.4 服务考核由采购部根据供应商的服务情况打分。(满分为10分)
6.4.5考核不合格的供货商将在《合格供货商一览表》中删除,若有特殊情况,则应报请董事核准同意。
6.5采购控制
6.5.1采购申请
6.5.1.1原材料的采购计划由管理部提出;其它物品的采购由各使用部门主管提出《申购单》。
6.5.1.2办公用品的需求由行政部提出《申购单》。
6.5.2采购审批
采购部将各部门的《申购单》及采购计划报总经理批准后进行采购。
6.5.3采购部根据经批准的《申购单》及采购计划进行采购,在《订购单》上应明确材料的名称、规格、数量、质量、交货期要求、供货方式、验收标准和有关质量纠纷的处理条款等。
6.5.4在供货过程中,采购员应保持同供方的有效沟通,确保货品按质、按量、按时供应。
6.5.5采购员在采购后通知仓库收货,并通知质检等相关部门进行验收作业。
6.6采购产品的验证
6.6.1原材料由质检检验。
6.6.2对不符合要求,验收不合格的原材料,采购经办人员应负责通知供应商进行处理。
4.7采购及供应商管理的各项记录依《记录管理程序》给予保存及管理。
7.支持性文件
7.1《原材料验收标准》
8.相关记录
8.1《供应商调查表》
8.2《合格供货商一览表》
8.3《供货商考核评价表》
8.4《采购申请单》

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